Автоматизация бизнеса. Понятие и основные преимущества.

Oct. 30, 2017

Александра Журавлёва

У большинства людей сложилось впечатление, что автоматизация бизнес процессов подходит только крупным корпорациям, а малые и средние компании могут обойтись без этого. А также что система автоматизации дорогостоящая и неокупаемая. Такое представление является ошибочным и только отталкивает малые и средние предприятия от усовершенствования своих бизнес-процессов. Итак, как проводить автоматизацию бизнеса и какая выгода от неё компании?

Под автоматизацией бизнеса понимают переход компании с ручных операций на применение информационных технологий там, где они ранее не использовались.

Малые предприятия используют автоматизацию: в основных бизнес – процессах (продажи, CRM - взаимодействие с клиентами); в поддерживающих процессах, непосредственно не влияющих на прибыль, но обязательные для бизнеса (бухучет, отчетность).
К системам автоматизации можно отнести сложную ERP систему, облачное обслуживание для интернета магазина и т.д.

Есть два ключевых элемента из которых состоят системы автоматизации: сбор информации и выдача накопленных и обработанных данных в том формате, в котором они необходимы руководителю или специалисту.

Например, в систему можно занести данные о потенциальных клиентах, записывать состояние переговоров и данные о сделках, то в правильно автоматизированной системе можно будет моментально проследить статистику и прогноз продаж, а также интенсивность работы менеджеров.

Подобным образом автоматизация бизнеса работает и для других операций. Руководитель организации имеет возможность безотлагательно получить данные о состоянии дел в компании, а именно какое финансовое состояние счетов, структура расходов, рентабельность проекта, эффективность менеджеров и прочее.

А что именно даёт автоматизация компании?

1. Эффективная поддержка быстрой деятельности: упорядоченный учет и контроль;
2. Быстрая и правильная подготовка документов для клиентов, подрядчиков и партнеров: от коммерческого предложения до акта сверки;
3. Оперативная и полноценные сведения о реальном состоянии дел в компании;
4. Оптимизация расходом на персонал: эффективное использование рабочего времени и компетенции сотрудников, освобождение их от рутинной работы;
5. Улучшение бизнес-процессов в компании;
6. Минимизация воздействия на деятельность огранизации «человеческого фактора»;
7. Безопасность хранения информации: сотрудники ведут работу только с теми данными, к которым у них дан доступ;
8. Увеличение скорости и качества обслуживания клиентов.

Прогресс после автоматизации бизнес процессов в малом предприятии будет заметен уже через несколько недель.